7. Kapsam Yönetimi

Özlü Söz

Herhangi bir şeyi değiştirecek zaman kalmayıncaya kadar değişebilecek her şey değişecektir.

Kazanımlar

1. Projede kapsam kavramının ne anlama geldiğini öğrenebilir.

2. Projede iş kırılım yapılarını oluşturabilir.

3. Projede ihtiyaçların belirlenmesini kavrayabilir.

4. Projede kapsamların kontrol edilmesi konusunda bilgi sahibi olabilir.

5. Projede kapsam planının diğer planlar ile ilişkisini analiz edebilir.

 

Birlikte Düşünelim

1. Kapsam ne demektir , bir projede kapsam kelimesi ile ne anlaşılır?

2. Kapsam yönetimi ne demektir, bir projedeki kapsam nasıl yönetilir?

3. Projedeki ihtiyaçların belirlenmesi projenin gidişatı açısından ne gibi bir önem taşır?

4. Projedeki kapsamın zaman, maliyet ve kalite ile ilişkisi nedir?

5. Proje kapsamını genişletmek hangi unsurlardan feragat etmeye sebep olabilir?

 

Başlamadan Önce

Kapsam Yönetimi projenin tüm gerekli çalışmaları içermesini sağlamaya yönelik süreçlerden oluşur diğer bir deyişle projeye nelerin dahil edileceğini/edilmeyeceğini tanımlama işidir. Kapsam yönetimininin temel amacı projelerin başarıyla tamamlanması için yapılması gerekli bütün işlerin, ve yalnızca yapılması gerekli olan işlerin yapılmasını sağlamaktır. Proje kapsamında olmayan işlerin ekstra olarak yapılmasının proje yönetimi açısından bir anlamı yoktur. Her ne kadar projelerin tanımlanması ve planlanması esnasında çok önem verilmeyen bir bölüm gibi görülse de esasında oldukça önemli bir bölümdür. Bu bölümde bir projenin kapsam yönetimi kısmında yer alan “İhtiyaçların belirlenmesi, kapsamın belirlenmesi, iş kıtılım yapısının oluşturulması, kapsamın oluşturulması ve kapsamın kontrolü” kavramları açıklanacak, bu kavramların proje açısından önemi belirtilecek ve mümkün olduğunda “kavram yönetimi” unsururunun diğer unsurlar ile ilişkisi anlatılmaya çalışılacaktır.

 

 

7. 1. İhtiyaçların Belirlenmesi

İhtiyaçların Belirlenmesi bir projenin hedeflerine ulaşmak için ilk olarak müşterinin ve yazılım ekibinin ihtiyaçların belirlenmesi sürecidir. Proje ve ürün gereksinimlerinin ne kadar titiz bir şekilde belirlendiği ve yönetildiği projenin başarısını doğrudan doğruya etkiler. Gereksinimler; müşterilerin, üst yönetimin, destekleyicilerin, proje ekibinin ve diğer paydaşların nicel olarak ifade edilmiş ve belgelenmiş ihtiyaçları ve beklentileri olarak ifade edilebilir. Bu gereksinimlerin projenin yürütülmesi başlayınca ölçülebilecek bir ayrıntı düzeyinde belirlenmesi, analiz edilmesi ve kaydedilmesi gerekir. Maliyet ve zaman çizelgeleri ve kalite planlaması, bu gereksinimlerin üzerine kurulur. Gereksinimler proje gereksinimleri ve ürün gereksinimleri olarak iki kategoriye ayırır. Proje gereksinimleri iş gereksinimlerini, proje yönetimi gereksinimlerini, teslimat gereksinimlerini vb. içerir. Ürün gereksinimleri ise teknik gereksinimlere, güvenlik gereksinimlerine, performans gereksinimlerine vb. ilişkin bilgileri kapsar. Bu aşamada girdi olarak alınan Proje Başlatma Belgesi ve Paydaş Listesi; Görüşmeler, Odak Grupları; “grup yaratıcılık teknikleri, grup karar alma teknikleri ve gözlemler” kullanılarak “gereksinim dokümantasyonuna ve gereksinim yönetimi planına” dönüştürülür.

Proje Başlatma Belgesi: Üst seviyedeki proje gereksinimlerini ve projenin üst seviyedeki ürün tanımlamasını sağlamak için kullanılır. Bundan yola çıkılarak ayrıntılı ürün gereksinimleri geliştirilebilir. Tüm gereksinimler belirlendiğinde projenin başlatılması sağlanır. Görsel 7.1.de bir “proje başlatma belgesi örneği” verilmiştir.

Görsel 7.1. Proje Başlatma Belgesi Örneği

Paydaş Listesi: Ayrıntılı proje ve ürün gereksinimleri için bilgi sağlayabilecek paydaşların belirlenmesi için kullanılır. Paydaşlar, projeden etkilenecek kişiler olarak ifade edilebilir.

Görüşmeler: Paydaşlarla doğrudan konuşarak onlardan bilgi almaya yönelik resmî ya da gayriresmî bir yaklaşımdır. Genellikle önceden hazırlanmış ya da hazırlıksız sorular yönelterek ve alınan cevaplar kaydedilerek gerçekleştirilir. Özellikle yazılım projelerinde projeyi geliştirenler ile projeyi kullanacak kişiler arasında bakış açısı farklılıkları bulunacağından bu görüşmeler oldukça önem taşımaktadır.

Odak Grupları: Önceden belirlenmiş paydaşların ve belirli konularda uzmanlaşmış kişilerin önerilen ürün, hizmet ya da sonuç hakkındaki beklentilerini ve tutumlarını öğrenmek amacıyla bu paydaş ve uzman kişileri bir araya getiren çalışmalardır.

Grup Yaratıcılık Teknikleri: Proje ve ürün gereksinimlerini belirlemek için çeşitli grup aktiviteleri düzenlenebilir. Kullanılabilecek grup yaratıcılık tekniklerinden bazıları şunlardır:

• Beyin Fırtınası: Proje ve ürün gereksinimlerine ilişkin çok sayıda fikir üretmek ve toplamak için kullanılan bir tekniktir. Proje geliştirme dışında pek çok alanda daha kullanılabilir. Örneğin bir üniversitede ders içeriklerinin belirlenmesi konusunda oldukça faydalı olabilecek bir tekniktir.

• Nominal Grup Tekniği: Beyin fırtınasını daha da ileriye götürmeyi amaçlayan bu teknikte, bir oylama süreciyle yeni beyin fırtınalarında kullanılmak ya da öncelik sırasına sokulmak üzere en yararlı fikirler seçilir.

• Delphi Tekniği: Seçilen bir grup uzman, her gereksinim toplama turunda alınan yanıtlara ilişkin olarak kendilerine gönderilen formları doldurur ve geribildirim sağlar. İsimlerin saklı tutulması amacıyla yanıtlara sadece yöneticinin erişmesine izin verilir.

• Fikir/Zihin Haritalama: Her bir beyin fırtınasında üretilen fikirlerin ortaklıkları ve görüş ayrılıklarını yansıtmak ve yeni fikirler üretmek amacıyla tek bir harita şeklinde bir araya getirildiği tekniktir.

• Yakınlık Şeması: Çok sayıda fikrin gruplandırılarak gözden geçirilmesine ve analiz edilmesine imkân tanıyan bir tekniktir.

Grup Karar Alma Teknikleri: Bir iş birden çok kişiyle bir grupla/ekiple gerçekleştirildiğinde karar alma ile ilgili çeşitli sorunlar yaşanması muhtemeldir. Bu teknikler; ürün gereksinimlerini üretmek, sınıflandırmak ve öncelik sırasına sokmak için kullanılabilir. Bir grup kararına ulaşmanın çeşitli yöntemleri vardır.

• Diktatörlük: Tek bir kişi grup adına karar verir.

• Oy birliği: Herkesin bir hareket tarzı üzerinde fikir birliğine varmasıdır.

• Mutlak Çoğunluk: Grubun üyelerinin %50 ‘sinden fazlasının desteğinin olduğu bir kararın oluşmasıdır.

• Nisbî Çoğunluk: Mutlak çoğunluğa ulaşılamadığında gruptaki en büyük kesimin kararının geçerli olmasıdır.

Gözlemler: Kişileri kendi ortamlarında izleyerek onların işlerini ya da görevlerini nasıl yerine getirdiklerinin ve süreçleri nasıl yürüttüklerinin görülmesini sağlar. Özellikle ürünü kullanan insanların kendi gereksinimlerini açıklamakta güçlük çektikleri ya da isteksizlik gösterdikleri ayrıntılı süreçlere uygun bir tekniktir.

Gereksinim Dokümantasyonu: Her bir gereksinimin projedeki bir ihtiyacı nasıl karşıladığını açıklar. İçermesi beklenen maddeler aşağıda ifade edilmiştir:

• Karşılanacak iş ihtiyacı ya da yakalanacak iş fırsatı, mevcut durumun sınırlamalarının ve projeye neden gerek duyulduğunun açıklanması,

• İzlenebilirlik açısından iş ve proje hedefleri,

• İş süreçlerini, bilgilerini ve ürünle etkileşimi açıklayan fonksiyonel gereksinimler,

• Hizmet seviyesi, performans, emniyet, güvenlik, mevzuata uyum, desteklenebilirlik, elde tutma/tasfiye etme gibi fonksiyonel olmayan gereksinimler,

• Kalite gereksinimleri ve kabul kriterleri,

• Organizasyonun yol gösterici ilkelerini ortaya koyan iş kuralları,

• Organizasyonun çağrı merkezleri, satış personeli, teknoloji grupları gibi başka alanları üzerindeki etkiler,

• Projeyi gerçekleştiren organizasyonun içindeki ya da dışındaki diğer kuruluşlar üzerindeki etkiler,

• Destek ve eğitim gereksinimleri,

• Gereksinim varsayımları ve kısıtlar.

Gereksinim Yönetimi Planı: Gereksinimlerin proje süresince nasıl analiz edileceğini, belgeleneceğini ve yönetileceğini belgeler. Gereksinim yönetimi planının bileşenlerinden bazıları şunlardır:

• Gereksinim aktivitelerinin nasıl planlanacağı, izleneceği ve raporlanacağı,

• Ürün, hizmet ya da sonuç gereksinimlerindeki değişikliklerin nasıl başlatılacağı, etkilerin nasıl analiz edileceği ve bunların nasıl izleneceği ve raporlanacağı gibi yapılandırma yönetimi aktiviteleri ve bu değişiklikleri onaylamak için gerekli yetki seviyeleri,

• Kullanılacak ürün ölçütleri ve bunları kullanmanın gerekçeleri,

• İzlenebilirlik yapısı, yani gereksinimlerin hangi özelliklerinin izlenebilirlik matrisine alınacağı ve gereksinimlerin başka hangi proje belgelerinde izleneceği.

Proje kapsam yönetimi yapısı Görsel 7.2’de verilmiştir.

Görsel 7.2. Proje Kapsam Yönetimi Yapısı

7. 2. Kapsamın Belirlenmesi

Projedeki kapsamın tanımlanması, proje ve ürünün ayrıntılı bir tanımının oluşturulması sürecidir. Ayrıntılı bir proje kapsam bildiriminin hazırlanması, projenin başarısı açısından çok önemlidir ve projenin başlangıcında belgelenen başlıca teslimatlara, varsayımlara ve kısıtlar listesine dayanılarak oluşturulur. Planlama sırasında proje üzerine daha fazla bilgi mevcut olduğu için proje kapsamı daha belirgin bir şekilde tanımlanır ve açıklanır. Eksiksiz bir kapsam tanımı için mevcut riskler, varsayımlar ve kısıtlar analiz edilir; gerekirse yeni riskler, varsayımlar ve kısıtlar eklenir. Bu kısımda Girdiler; “organizasyonel süreç varlıkları, kullanılan araç ve teknikler, uzman görüşü ve proje kapsam bildirimidir.”

Organizasyonel Süreç Varlıkları: Kapsamın belirlenmesi sürecini etkileyebilecek organizasyonel süreç varlıklarından bazıları şunlardır:

• Proje kapsam bildirimi için organizasyonun kullandığı politikalar, prosedürler ve şablonlar,

• Eski projelere ait proje dosyaları,

• Eski fazlardan ya da projelerden alınan dersler.

Uzman Görüşü: Proje kapsam bildirimini geliştirmek için gerekli bilgileri analiz etmek amacıyla yararlanılır. Bu görüşler ve uzmanlık bilgileri her tür teknik ayrıntıya uygulanabilir. Bu uzmanlık bilgileri belli konularda özel bilgileri ya da eğitimleri olan çeşitli gruplar ya da kişiler tarafından sağlanabilir ve pek çok kaynaktan alınabilir.

Ürün Analizi: Hizmet ya da sonuç teslimatlı değil ancak ürün teslimatlı projeler için etkin bir araç olarak kullanılabilir. Her uygulama alanında yüksek seviyedeki ürün tanımlarını somut teslimatlara dönüştürmek için genel kabul görmüş olan ürün analizi; ürün kırılımı, sistem analizi, gereksinim analizi, sistem mühendisliği, değer mühendisliği ve değer analizi gibi teknikleri içerir.

Proje Kapsam Bildirimi: Projenin teslimatları ve bu teslimatları yaratmak için gerekli çalışmalar ayrıntılı olarak açıklanır. Paydaş beklentilerinin yönetilmesine katkıda bulunmak üzere kapsamın dışında tutulacak unsurlar açıkça belirtilebilir. Proje ekibinin daha ayrıntılı bir planlama yapmasını sağlar, yürütme sırasında proje ekibinin çalışmalarına rehberlik eder ve değişiklik taleplerinin ya da ek çalışmaların projenin sınırlarının içinde ya da dışında değerlendirilmesi için gerekli temel çizgiyi sağlar. Ayrıntılı proje kapsam bildiriminde ya doğrudan doğruya ya da başka belgelere atıfta bulunularak belirtilen maddelere yer verilir:

• Ürün kapsamı tanımı: Proje başlatma belgesinde ve gereksinim dokümantasyonunda açıklanan ürün, hizmet ya da sonucun özelliklerini aşamalı olarak olgunlaştırır.

• Ürün kabul kriterleri: Tamamlanan ürünlerin, hizmetlerin ya da sonuçların kabulü için süreçleri ve kriterleri tanımlar.

• Proje teslimatları: Teslimatlar hem projenin ürün ya da hizmetini içeren çıktıları hem de proje yönetimi raporları ve dokümantasyonu gibi ikincil sonuçları içerir.

• Proje kapsamının dışında bırakılanlar: Genel olarak proje kapsamının dışında bırakılan paydaşların neden projenin kapsamının dışında bırakıldığının açıkça belirtilmesi işlemini gerçekleştirilir.

• Proje kısıtları: Proje kapsamıyla bağlantılı olan ve ekibin seçeneklerini sınırlayan belirli proje kısıtlarını listeler ve açıklar.

• Proje varsayımları: Proje kapsamıyla bağlantılı proje varsayımlarını ve bu varsayımlar yanlış çıkarsa ortaya çıkabilecek potansiyel etkileri listeler ve açıklar.

7. 3. İş Kırılım Yapısının (İKY) Oluşturulması

Proje teslimatlarının ve proje çalışmalarının daha küçük ve yönetilebilir bileşenlere ayrılması sürecidir. İKY’nin her alt seviyesi proje çalışmalarının giderek ayrıntılandırılan bir tanımını temsil eder. Planlanan çalışmalar, İKY’nin çalışma paketleri adı verilen en alt seviyedeki bileşenlerinde yer alır. Zaman çizelgesi oluşturulabilir, maliyet tahmini yapılabilir, izlenmesi ve kontrolü gerçekleştirilebilir. İKY’de yer almayan bir iş proje kapsamında değildir. Başarısız bir İKY etkisiz bir proje yönetiminin garantisidir. “Ayrıştırma yöntemi ile kapsam temel çizgisi ve proje belgesi güncellemeleri” gerçekleştirilir.

Ayrıştırma: Proje teslimatlarının, çalışmaların ve teslimatların çalışma paketi seviyesinde tanımlandığı noktaya ulaşılana kadar daha küçük ve daha yönetilebilir bileşenlere bölünmesidir. Genellikle şu aktiviteleri içerir:

• Teslimatların ve bağlantılı çalışmaların saptanması ve analiz edilmesi,

• İKY’nin yapılandırılması ve düzenlenmesi,

• Üst İKY seviyelerinin daha alt seviyedeki ayrıntılı bileşenlere ayrıştırılması,

• İKY bileşenleri için tanımlama kodlarının oluşturulması ve atanması,

• Çalışmaların ayrıştırılma derecesinin gerekli ve yeterli olduğunun doğrulanması.

Kapsam Temel Çizgisi: Kapsam temel çizgisi proje yönetimi planının bir bileşenidir. Kapsam temel çizgisinin bileşenleri; proje kapsam bildirimi, İKY ve İKY Sözlüğü’nü içerir.

Proje Belgesi Güncellemeleri: Diğerlerinin yanı sıra güncellenebilecek proje belgelerinden biri de gereksinim dokümantasyonudur ama başka proje belgelerinin de güncellenmesi mümkündür.

7.4. Kapsamın Doğrulanması

Tamamlanan proje teslimatlarının kabulünü resmîleştirme sürecidir.

Kapsamı doğrulamak, teslimatları müşteri ya da sponsorla birlikte gözden geçirip teslimatların tatmin edici şekilde tamamladığının doğrulanmasını ve teslimatların müşteri ya da sponsor tarafından resmî kabulünün sağlanmasını içerir. Proje yönetimi planı, gereksinim dokümantasyonu ve gereksinim izlenebilirlik matrisi ele alınarak çeşitli tetkikler ile “kabul edilen teslimatlara” dönüştürülür.

7.5. Kapsamın Kontrolü

Proje ve ürün kapsamının durumunun izlenmesi ve kapsam temel çizgisi esas alınarak değişikliklerin yönetilmesi sürecidir. Proje kapsamının kontrol edilmesi, talep edilen tüm değişikliklerin ve tavsiye edilen düzeltici ya da önleyici eylemlerin işlenmesini sağlar.

Proje kapsamının kontrolü, fiili değişikliklerin gerçekleştiklerinde yönetilmesi için kullanılır ve diğer kontrol süreçleriyle entegredir. Kontrol edilemeyen değişikliklere genellikle proje kapsam kayması adı verilir. Değişiklikler kaçınılmaz olduğu için bir tür değişiklik kontrol süreci şarttır. “proje yönetimi planı” üzerinde işlemler yapılarak değişiklik taleplerine dönüştürülür. “Proje yönetim planında” kapsamın kontrolü için kullanılan şu bilgiler yer alır:

• Kapsam temel çizgisi: Bir değişikliğin düzeltici eylemin ya da önleyici eylemin gerekli olup olmadığının belirlenmesi için gerçek sonuçlarla karşılaştırılır.

• Kapsam yönetimi planı: Kapsam yönetimi planında proje kapsamının nasıl yönetileceği ve kontrol edileceği tanımlanır.

• Değişiklik yönetimi planı: Değişiklik yönetimi planında projede yapılan değişikliklerin yönetilmesi süreci tanımlanır.

• Yapılandırma yönetimi planı: Yapılandırma yönetimi planında yapılandırma yapılabilecek öğeler, resmî değişiklik kontrolü gerektiren öğeler ve bu öğelerde yapılacak değişiklikleri kontrol etmeye yönelik süreç tanımlanır.

• Gereksinim yönetimi planı: Gereksinim aktivitelerinin nasıl planlanacağını, izleneceğini ve raporlanacağını ve ürün, hizmet ya da sonuç gereksinimlerindeki değişikliklerin nasıl başlatılacağını içerebilir ayrıca etkilerin nasıl analiz edileceğini ve bu değişiklikleri onaylamak için gerekli olan yetkilendirme seviyelerini de tanımlar.

Değişiklik Talepleri: Kapsam performansının analizi, kapsam temel çizgisine ya da proje yönetimi planının diğer bileşenlerine yönelik değişiklik talepleriyle sonuçlanabilir.

Değişiklik talepleri, önleyici ya da düzeltici eylemleri ya da kusur gidermeleri içerebilir. Değişiklik talepleri entegre değişiklik kontrolünün gerçekleştirilmesi sürecine uygun şekilde değerlendirilir ve kullanılır. Görsel 7.3’te değişiklik kontrolü gösterilmiştir.

Görsel 7.3. Değişiklik Kontrolü

 

Bölüm Özeti

•  Proje bağlamında kapsam terimi; bir ürün, hizmet ya da sonucu tanımlayan özellikler ve fonksiyonlar ve/veya belirtilen özelliklere ve fonksiyonlara sahip bir ürün, hizmet ya da sonucu teslim etmek için yapılması gereken çalışmalar olarak ifade edilebilir.

“projelerde kapsam yönetimi” oldukça önemli bir konudur ve bir projenin tüm gerekli çalışmaları içermesini sağlamaya yönelik süreçlerden oluşur. Bu süreçte projeye hangi işlemlerin dahil edileceği ve hangi işlemlerin dahil edilmeyeceği tanımlanır, belirlenir ve kontrol edilir. Projelerde kapsam yönetimi yapılmazsa gerekli olan işler yapılmayacağı gibi gerekli olmayan hatta yapılmaması gereken işlerin de yapılması durumu söz konusu olabilir. Bu da projenin doğrudan başarısız olması anlamına gelir çünkü bir projenin başarısındaki temel unsur projenin ihtiyaçlara hitap etmesidir, bu da ancak hedeflenen işlerin gerçekleştirilmesi ile sağlanabilir.

•  Proje kapsam yönetiminde ana aşamalar ve açıklamaları aşağıda verilmiştir:

▶ İhtiyaçların Belirlenmesi: Bir projenin hedeflerine ulaşmak için ilk olarak müşterinin ve yazılım ekibinin ihtiyaçların belirlenmesi sürecidir. Burada müşterilerin, üst yönetimin, destekleyicilerin, proje ekibinin ve diğer paydaşların gereksinimleri nicel olarak ifade edilir.

Bu gereksinimlerin projenin yürütülmesi başlayınca ölçülebilecek bir ayrıntı düzeyinde belirlenmesi, analiz edilmesi ve kaydedilmesi gerekir. Bu aşamada proje başlatma belgesi ve paydaş listesi; görüşmeler, odak grupları, grup yaratıcılık teknikleri, grup karar alma teknikleri ve gözlemler kullanılabilir.

▶ Kapsamın Belirlenmesi: Projedeki kapsamın tanımlanması, proje ve ürünün ayrıntılı bir tanımının oluşturulması sürecidir. Planlama sırasında proje üzerine daha fazla bilgi mevcut olduğu için proje kapsamı daha belirgin bir şekilde tanımlanır ve açıklanır.

▶ İş Kırılım Yapısının Oluşturulması: Proje teslimatlarının ve proje çalışmalarının daha küçük ve yönetilebilir bileşenlere ayrılması sürecidir. Planlanan çalışmalar, İKY’nin çalışma paketleri adı verilen en alt seviyedeki bileşenlerinde yer alır. Zaman çizelgesi oluşturulabilir, maliyet tahmini yapılabilir, izlenmesi ve kontrolü gerçekleştirilebilir.

▶ Kapsamın Doğrulanması: Tamamlanan proje teslimatlarının kabulünü resmîleştirme sürecidir. Kapsamı doğrulamak, teslimatları müşteri ya da sponsorla birlikte gözden geçirip teslimatların tatmin edici şekilde tamamladığının doğrulanmasını ve teslimatların müşteri ya da sponsor tarafından resmî kabulünün sağlanmasını içerir.

▶ Kapsamın Kontrolü: Proje ve ürün kapsamının durumunun izlenmesi ve kapsam temel çizgisi esas alınarak değişikliklerin yönetilmesi sürecidir. Proje kapsamının kontrol edilmesi, talep edilen tüm değişikliklerin ve tavsiye edilen düzeltici ya da önleyici eylemlerin işlenmesini sağlar. Proje kapsamının kontrolü, fiili değişikliklerin gerçekleştiklerinde yönetilmesi için kullanılır ve diğer kontrol süreçleriyle entegredir.

 

Kaynakça

Barutçugil, İ. (2008). Proje Yönetimi. Kariyer Yayınları.

Goldratt, E. M. ve Cox, J. (2006). Amaç. Optimist Yayın Dağıtım.

Project Management Institute (2017). A guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK guide).

Türkan, Y. S. (2015). Proje Yönetiminde Planlama ve Kontrol Teknikleri. Doğu Kütüphanesi Yayınevi.