1. Proje Kavramı

Özlü Söz

Bir proje ancak tamamlandıktan sonra başarılı bir şekilde planlanabilir.

 

 

Kazanımlar

1. Proje kavramını öğrenebilir.

2. Proje ile rutin işleri birbirinden ayırabilir.

3. Proje yönetimi kavramını öğrenebilir.

4. Proje yaşam döngüsünü çizebilir.

5. Proje geliştirme aşamalarını oluşturabilir.

 

Birlikte Düşünelim

1. Proje ile proje fikri arasındaki fark nedir?

2. Neden proje geliştirmeye ihtiyaç duyulur?

3. Projeler baştan planlandıkları halde neden genellikle başarısız olur?

4. Proje geliştirme aşamaları arasında en önemli aşama nedir, Böyle bir ayrım yapılabilir mi?

5. Projenin neden bir yaşam döngüsü vardır, Proje yaşam döngüsü doğadaki varlıkların yaşam döngüsü şeklinde ifade edilebilir mi?

 

 

Başlamadan Önce

Proje; konusunda uzman kişiler tarafından başarılı bir iş bölümü neticesinde gerçekleştirilen,

tek seferlik yapılan, belirli bir amacı olan, belirli bir süre ve bütçe dahilinde tamamlanması hedeflenen işlemler bütünüdür. Herhangi bir alanda herhangi bir problemi çözmek, mevcut bir süreci hızlandırmak, iyi leştirmek ya da daha verimli hale gtirmek için kullanılan proje kavramı günümüzde akademiden sanayiye her noktada yer almaktadır. Günümüzde kişilerin, şirketlerin, kurumların, kuruluşların ve hatta ülkelerin bile bazı noktalardaki başarıları gerçekleştirdikleri projeler ile ölçülmektedir. Proje artık günümüz dünyasında vazgeçilmeyen bir kavram olarak karşımıza çıkmaktadır. Bu bölümde bu kadar önemli bir kavram olan proje kavramı, projelerin özellikleri, projelerin geliştirme aşamaları, projelerin diğer işlerden farklılıkları gibi konular anlatılmaya çalışılacaktır.

 

1. 1. Proje Kavramı

Proje; pek çok farklı tanım olmakla beraber en genel şekilde belirli bir bütçe, belirli bir süre ve belirli kaynaklar dahilinde bir ürün, hizmet ya da sonuç oluşturmak için bir kez yapılması gereken karmaşık bir çalışma çabası ya da yapılan işlemlerin bütünü olarak tanımlanabilir. Bu tanıma göre bir proje aşağıdaki özelliklere sahip olmalıdır:

Şekil 1. Proje Özellikleri

Bir projede:

• Yeni bir ürün ya da hizmet geliştirilebilir,

• Bir kuruluşun yapısında bir değişiklik yapılabilir,

• Bir bina ya da altyapı inşa edilebilir,

• Yeni bir iş sürecini ya da prosedürünü uygulamaya konabilir,

• Mevcut bir ürün ya da süreç yenilenebilir.

Yeni bir ürün ya da hizmet geliştirilen projeye; kablosuz teknolojilerin ilk kez geliştirilmesi, bir kuruluşun yapısında bir değişiklik yapılan projeye herhangi bir öğrenci işleri bürosunda yapılan çalışma değişiklikler, bir bina ya da altyapı inşa edilen projeye Osmangazi Köprüsünün inşası, yeni bir iş sürecini ya da prosedürünü uygulamaya koyan projeye bir fabrikada üretim bantlarının elektronik hale getirilmesi, mevcut bir ürün ya da sürecin yenilendiği projeye akıllı telefonların özelliklerinin arttırılması örnek olarak verilebilir. Projeler bir değişim ihtiyacı sonunda ortaya çıkarlar. Burada değişim tabirinden yenilik ve ilerleme kelimelerinin ikisi de anlaşılabilir. Örneğin otobüste, trende veya metroda kullanılan biletlerin yerine “akıllı bilet” tabir edilen mıknatıslı sayaçların kullanılması bir yeniliktir. Hemen her yeniliğin arkasında çoğunlukla bir teknolojik ilerleme vardır. Yenilik uygulamada veya fikirde de olabilir. Projeler; ürün geliştirme, süreç iyileştirme, yeni kalite standartlarının belirlenmesi gibi hedeflere sahip olabilir. Yeni bir ürün geliştirme veya prototip yapımı bir proje kapsamına girer, ürünün seri olarak üretimi ise rutin bir iş olup proje kapsamına girmez. Projeleri günlük rutin işlemlerden ayıran özellikler ise aşağıdaki gibi ifade edilebilir:

• Önceden belirlenmiş bir süresi ve bütçesi vardır.

• Sıradan olmayan işleri içerir.

• Planlama gerektirir.

• Özel problemlere, hedeflere veya ürünlere yöneliktir.

• Yapılan işler çeşitli alanlarda uzmanlık gerektirir.

• Yapılan iş, tek seferde yapılamaz; çeşitli adımlardan ve aşamalardan oluşur.

• Kullanılacak iç ve/veya dış kaynaklar vardır.

• Genellikle büyük ve karmaşıktır.

• Tekrarlanmaz, bir kerelik veya bir adetlik yapılır.

• Yapılacak işlerde belirsizlik yoktur.

• Belli bir amaç için yapılır ve bu amaca ulaşınca proje sona erer.

• Söz konusu olan iş veya ürün belli bir ölçeğin üstünde büyüklükte ve/veya karmaşık yapılıdır.

Bir projenin başarılı olmasını sağlayan üç önemli faktör aşağıdaki gibidir:

 

Şekil 2. Projenin Başarılı Olmasını Sağlayan Faktörler

Paralel biçimde bir projenin başarısız olmasına sebep olan faktörler de aşağıdaki gibidir:

• Deneyimsiz proje yöneticisi,

• Yetersiz eğitimler,

• Beklentileri belirleme ve yönetimsel başarısızlıklar,

• Zayıf liderlik,

• Gereksinimleri gerektiği şekilde belirlemeyen analiz süreçleri,

• Yetersiz dokümantasyonlar,

• Bilgi eksikliği bulunan proje ekibi,

• Hatalı metotlar ve araçlar,

• İletişim sorunları.

1. 2. Proje Geliştirme Aşamaları

Bir proje birçok adımdan oluşan büyük ve karmaşık bir işlemler bütünüdür. Bir projenin aşamaları; sektöre, projenin büyüklüğüne, yapılış şekline vb. değişiklik gösterebilmesine rağmen genellikle aşağıdaki gibi ifade edilebilir:

Şekil 3. Projenin Aşamaları

Proje Fikri: Proje fikri bir sorunun tespit edilmesi ve bir çözüm önerisi sunması açısından önemlidir ve bir projenin ilk adımı olarak kabul edilebilir. Proje fikri bir sorunu çözmek için proje gerçekleştirilmesinin hedeflenmesi ve bunun için genel bazı düşüncelerin ortaya çıkarılması anlamına gelirken proje komple bir ürünü ifade etmektedir. Öğrenciler, akademisyenler, iş adamları vb. tarafından sıkça duyduğumuz “Bir projemiz var.”, “Bu konuda şöyle bir proje düşündük.” İfadeleri; genellikle bir proje değil fikrini anlatır. Bir projeden söz edilebilmesi için proje fikrinin geliştirilmesi ve yukarıda da belirtildiği gibi yaklaşımı, amacı, içeriği, yöntemi, sorumlusu/yürütücüsü, süresi, planı, faaliyetleri, sonuçları, ürünleri, etkileri, kaynakları, bütçesi, bitişi gibi işlerin “çalışmalar” haline getirilmiş olması gerekmektedir.

Mevcut Durum Analizi: Bir projenin başarılı bir şekilde gerçekleştirilebilmesi için o projeden önceki mevcut durumun iyi bir şekilde analiz edilmesi gerekmektedir. Bu durum her türlü proje için gerekli olan ortak bir durumdur. İyi bir ön çalışma/fizibilite yapılmayan projelerin başarılı olma ihtimali iyi bir ön çalışma/fizibilite yapılan projelerden oldukça düşüktür.

Sorun Analizi: Projeler genellikle tanımlanmış bir soruna çözüm bulmak için önerilirler.

Sorun analizi, temel sorunların ne olduğunu tanımlamayı ve bu sorunlar arasında neden-sonuç ilişkisini kurmayı içerir. Sorun analizi aşağıdaki temel soruları cevaplandırmayı hedefler:

• Değiştirmek istenilen nedir?

• Sorun olarak görülen nedir?

• Bu sorunun kaynağı nedir?

• Sorunlar arasında nasıl bir neden-sonuç analizi bulunmaktadır?

Sorun analizi gerçekleştirilirken öncelikle konu ile ilgili görünen sorunların ve varlığı istenmeyen durumların öneme göre sıralanması, sorunlar arasında neden-sonuç ilişkisi oluşturulması faydalı olacaktır.

Paydaş Analizi: Paydaşlar; proje ile doğrudan veya dolaylı olarak olumlu ya da olumsuz ilişkisi olan kişiler, gruplar, kurumlar ya da kuruluşlara verilen genel bir isimdir. Projeden olumlu ve olumsuz etkilenecek kişi ve/veya grupları iyi bir biçimde belirlemek bir projenin başarısını artıran en önemli etkenlerden biridir.

Hedef Analizi: Bir projenin temel hedefi, özel hedefi, bu hedefe ulaşmada yürüteceği adımlar gibi varlıkların belirlenmesi işlemidir. Burada projeden kimin faydalanacağı, projenin sonucunda ortaya ne çıkacağı, projenin mevcut duruma nasıl bir dönüşüm sağlayacağı, projenin yürütülmesinde ne gibi sorunlarla karşılaşılacağı gibi soruların cevaplandırılması hedeflenmektedir. Hedef analizinde projenin ana hedefi bulunduğu gibi alt hedefleri de bulunmaktadır. Alt hedefler çok daha ayrıntılı bir şekilde tanımlanmış olmalıdır ve aşağıdaki özellikleri taşımalıdır.

Şekil 4. Alt hedef özellikleri

Örneğin bir projenin ana hedefi “halkın sağlıklı içme suyuna kavuşturulması” alt hedefi “içme suyundan kaynaklanan salgın hastalıkların azaltılması ve çocuk ölümlerinin ortadan kaldırılması” olarak ifade edilebilir ya da ana hedefi “Türkiye’de yoksulluğun azaltılması, kır yoksullarının kaynaklara erişilebilirliğinin güçlendirilmesi” olan bir projenin alt hedefi “Ankara’da gecekondularda oturan işsizlerin, yoksulların mikro kredi yoluyla iş sahibi edindirilmeleri” olabilir. Bir yazılım projesinden örnek vermek gerekirse ana hedefi “insan makine arasında iletişim kurmak” olan bir projenin alt hedefi “uzaktan klimaları kontrol eden bir sistem tasarlamak” şeklinde belirlenebilir.

Strateji Analizi: Strateji analizi, kullanılacak yöntemleri tanımlama işlemidir. Strateji analizi sırasında projenin hedefleri, işlemlerin sıraları, işlemlerin geliştirilme şekilleri vb. konulara da karar verilir. Örneğin bir yazılımın prosedürel programlama, nesneye yönelik programlama ya da etmene yönelik programlama yaklaşımlarından hangisi ile geliştirileceğinin belirlenmesi, bir yazılımda hangi yazılım geliştirme modelinin kullanılacağına karar verilmesi, hangi yazılım testlerinin hangi koşullarda kaç kez yapılacağının tanımlanması strateji analizi konusu içerisine girmektedir. Bir projede geliştirilecek işlemlerin nasıl geliştirileceği net bir biçimde belirlenmezse ne yapılacağını belirlemenin de zor olması beklenir.

Planlama: Planlama süreci; projenin hangi kaynaklarla hangi sürelerde, kimler tarafından yapılacağını ortaya koyma sürecidir. Bir projede projenin istenildiği şekilde gerçekleştirilmesini engelleyen üç adet unsur bulunmaktadır bunlar: zaman, bütçe ve kapsamdır. Bu üç kavram başka bir kavrama, kaliteye hizmet etmektedir. Tanımlanan iş hedeflenen kapsamda, zamanda ve bütçede teslim edilmeli ve arzu edilen kaliteye sahip olmalıdır ancak bunu gerçekleştirmek genellikle mümkün olmamakta ve en az birinden ödün verilmek zorunda kalınmaktadır. Zaman, bütçe, kapsam ve kalite arasındaki ilişki Görsel 1.1’de verilmiştir:

Görsel 1. 1. Zaman, Bütçe, Kapsam ve Kalite Arasındaki İlişki

Bir sorun ortaya çıktığında bu sorunun proje üçgenindeki yeri bulunmalı, zaman, bütçe ve kapsam üçlüsünden hangisi/hangileri ile ilgili olduğu tespit edilmeli, ayarlamalar yapılmalı ve proje en uygun duruma getirilmelidir. Örneğin bir projenin bitiş tarihini öne çekmek için (daha az zaman), bu durum işi daha hızlı bitirmek üzere kaynaklara daha fazla harcama yapılması (daha fazla bütçe) ve/veya işlerin azalması için işlemlerdeki özelliklerde kesinti yapılması (daha az kapsam) durumu söz konusu olacaktır. Bir projeyi daha ucuza bitirmek için (daha az bütçe), fazla mesailerden kurtulup projeyi daha geç bir tarihte bitirmek (daha fazla zaman) ve/veya özelliklerde kesinti yapmak (daha az kapsam) seçeneklerinden biri seçilmek zorunda kalınır. Bir projedeki ürüne özellik eklemek için (daha fazla kapsam), projeyi uzatmak (daha fazla zaman) ve/veya daha hızlı yapılmasını sağlamak üzere insan kaynağı eklemek (daha fazla bütçe) seçeneklerinden biri tercih edilmelidir. Tüm projeler için kabul edilen evrensel bir kalite standardı olmadığı için bu durumlar proje bazlı olarak belirlenir. Zamanlama en iyi duruma getirmek isteniyorsa kritik yol kısaltılmalıdır. Diğer görevleri değiştirmek zamanlamayı kısaltmayabilir ancak kritik yolu değiştirmek süreyi kısaltacaktır. Bütçe en iyi duruma getirmek isteniyorsa kullanılan kaynakların, yapılan iş için en iyisi olduğundan emin olunmalı ve daha az maliyetli kaynak kullanmanın mümkün olup olmadığı araştırılmalıdır. Kapsamın en iyisi olması için tüm görevlerin tamamlamasını sağlayacak kaynakların eklenmesi, kritik yolda olmayan görevin azaltılması/küçültülmesi, mevcut düzeyle tüm görevlerin tamamlanmasına imkân sağlayacak şekilde zaman uzatması seçeneklerinden biri ya da birkaç gerçekleştirilebilir.

1. 3. Proje Yaşam Döngüsü

Projelerin gerçekleştirilmesi için belli bazı işlemlerin gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Proje ve proje yönetiminin bileşenleri olarak kabul edilebilecek olan bu işlemler,

• Proje Entegrasyon Yönetimi

• Proje İnsan Kaynakları Yönetimi

• Proje Kapsam Yönetimi

• Proje Zaman Yönetimi

• Proje Maliyet Yönetimi

• Proje Kalite Yönetimi

• Proje İletişim Yönetimi

• Proje Tedarik Yönetimi

• Proje Risk Yönetimi

şeklinde ifade edilir. Proje yönetimi bileşenleri Görsel 1.2’de verilmiştir:

Görsel 1. 2. Proje Yönetimi Bileşenleri

Projeler birçok şekilde olduğu gibi bireysel ya da bilimsel, iş ve ticari projeler olarak sınıflandırılabilir. Bir ders için rapor hazırlamak, düğün hazırlığı yapmak, yemek organize etmek bireysel projeler; fabrika yapmak, sanayi bölgesi için gaz tedariki sağlamak, otomobil yolu inşa etmek, yeni araba tasarlamak, sanayi projeleri; bilimsel-iş-ticari projeler ise yeni bir yöntem geliştirmek, bilgisayar sistemi geliştirmek, yeni ürün geliştirmek, yıllık rapor hazırlamak, yeni bir ofis kurmak şeklinde ifade edilebilir. Her proje benzersizdir ve bağımsız olarak tanımlanmalıdır. Farklı proje tiplerinin farklı aşamaları vardır ancak temelde “proje yaşam döngüsünde” yer alan aşamalar belirlidir.

Proje Yaşam Döngüsü; proje ön işlemlerinin ve hazırlıklarının yapılması, projenin başlatılması, tanımlanması ve planlanması, yürütülmesi, takibi ve kontrolü, kapatılması ve proje sonrası faaliyetlerin yapılması olarak belirlenebilir. Proje ön işlemlerinin ve hazırlıklarının yapılması sırasında proje teklifi için bilgi toplanır ve çeşitli ön aşamalar gerçekleştirilir. Projenin başarılması aşamasında proje entegrasyon yönetimi ve proje iletişim yönetimi kısımları geliştirilmeye başlanır, bu hedefle proje sözleşmesi geliştirilir ve paydaşlar tespit edilir. Proje tanımlama ve planlaması aşamasında proje yönetim planı geliştirilir, ihtiyaçlar belirlenir, kapsamlar tanımlanır, yapılacak işlemler parçalara ayrılır, yapılacak etkinlikler tanımlanır ve sıralanır, tahminî kaynaklar, süreler ve bütçeler belirlenir, insan kaynakları yönetimi, kalite yönetimi, iletişim yönetimi, risk yönetimi ve tedarik yönetimi ile ilgili çalışmalar yapılır. Proje yürütme esnasında projenin yürütülmesi için kalite güvencesinin sağlanması, proje ekibinin oluşturulması ve yönetilmesi, projede gerekli bilgilerin gerekli kişilere dağıtılması ve tedariklerin belirlenmesi işlemleri gerçekleştirilir. Proje takibi ve kontrolü sırasında proje çalışanlarının gerçekleştirdiği işlemler izlenir, doğrulanır, zaman ve bütçe çizelgelerine uygunluk durumu test edilir, kalite kontrolü gerçekleştirilir, performanslar raporlanır ve riskler takip edilir. Proje kapatması işlemlerin test edildiği ve uygun bir şekilde tamamlandığı tespit edildikten sonra bitirildiği aşamadır. Proje kapanmasından sonraki işlemler ise bakım, kullanıcı testlerini yapılması, müşterinin bilgilendirilmesi, kullanıcı kılavuzu hazırlanması gibi işlemler olarak sayılabilir.

 

Bölüm Özeti

•  Proje; günlük olarak gerçekleştirilen rutin işlerden farklı olarak, belli bir sorunun çözümü için bir defaya mahsus olarak geliştirilen, zaman planı, bütçesi, insan kaynağı, kullanılacak malzeme/teçhizat vb. projenin daha başında iken belirli olan, maddî olarak genellikle dış kaynaklar tarafından desteklenen, çalışan kişilerin özelleşmiş yetenekler ve uzmanlıklara sahip olduğu ve bu yetenekleri ve uzmanlıkları doğrultusunda özelleşmiş görevlere atandığı bir işlemler bütünüdür.

•  Günümüzde proje kavramının yer almadığı hemen hiçbir sektör bulunmamaktadır. Her sektördeki projelerin kendine özgü bazı aşamaları bulunmakta olduğu gibi projelerin temelde sahip olduğu genel bazı ortak aşamalar da mevcuttur. Bir projenin başarısı, proje yaşam döngüsü olarak da adlandırılabilecek olan bu aşamaların ne kadar iyi bir şekilde uygulandığına doğrudan bağlıdır. Her şeyden önce iyi bir analiz aşaması gerçekleştirilmeli, projeler ile ilgili olarak o projenin alternatifi uygulamalar, projenin çözmeyi planladığı sorundan etkilenen hedef kitle, projenin gerçekleştirilmesi halinde faydalanacak veya zarar görecek kişi ve kurumlar incelenmelidir. Sonrasında projelerin tasarımı iyi bir biçimde yapılmalıdır. Bir projede hangi günde, haftada, ayda hangi işlemlerin yapılacağı, bu işlemler için ne kadar bütçenin gerekli olduğu, bu işlemler sırasında hangi malzeme ve teçhizatın kullanılacağı, bu işlemlerin kimler tarafından gerçekleştirileceği, bu işlemler gerçekleştirilirken ne gibi risklerle karşı karşıya kalınmasının olası olduğu, bu risklerin ne şekilde bertaraf edileceği, bu işlemlerin kalitesinin nasıl sağlanacağı gibi kısımlar baştan belirli olmalı ve mümkün olduğunca bu planlar takip edilmelidir. Bir projenin aşamaları, genellikle aşağıdaki gibi ifade edilebilir:

▶ Proje Fikri

▶ Mevcut Durum Analizi

▶ Sorun Analizi

▶ Paydaş Analizi

▶ Hedef Analizi

▶ Strateji Analizi

▶ Planlama

•  Her proje birbirinden farklı özelliklere sahip olsa da hepsi “proje yaşam döngüsüne” uyumlu bir biçimde yürütülmelidir. proje yaşam döngüsünde

▶ Proje ön işlemlerinin ve hazırlıklarının yapılması,

▶ Projenin başlatılması,

▶ Projenin tanımlanması,

▶ Projenin planlanması,

▶ Projenin yürütülmesi,

▶ Projenin takibi ve kontrolü,

▶ Projenin kapatılması,

▶ Proje sonrası faaliyetlerin yapılması

aşamaları bulunmaktadır.

 

Kaynakça

Barutçugil, İ. (2008). Proje Yönetimi. Kariyer Yayınları.

Goldratt, E. M. ve Cox, J. (2006). Amaç. Optimist Yayın Dağıtım.

Project Management Institute (2017). A guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK guide).

Türkan, Y. S. (2015). Proje Yönetiminde Planlama ve Kontrol Teknikleri. Doğu Kütüphanesi Yayınevi.